Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là gì? Đặc điểm và ví dụ thực tế?

Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là hoạt động diễn ra ổn định trong doanh nghiệp. Thông qua kiểm kê nhằm xác định số lượng hàng tồn kho. Cũng từ đó mà đánh giá được các giá trị tài sản của doanh nghiệp tại đầu và cuối kỳ kế toán. Việc kiểm kê định kỳ còn đánh giá năng lực tài chính của doanh nghiệp tại các giai đoạn hoạt động. Từ đó đưa ra phương hướng, kế hoạch để thị trường tiêu thụ hàng hóa.

Căn cứ pháp lý:

- Luật kế toán năm 2015.

- Chuẩn mực kế toán Việt Nam – VAS 02 hàng tồn kho.

1. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là gì?

Phương pháp kiểm kê định kỳ trong tiếng Anh là Periodic Inventory.

Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là một phương pháp kiểm kê về số lượng hàng hóa còn lại trong kho. Từ đó định giá hàng tồn kho. Nhằm xác định giá trị tài sản chưa được thu hồi của doanh nghiệp. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tư, hàng hóa. Kết quả được ghi nhận trong báo cáo tài chính.

Hoạt động kê khai được thực hiện theo các khoảng thời gian cụ thể. Nói cách khác, đây là phương pháp hạch toán với các kỳ kế toán cụ thể.

Cũng thông qua hoạt động kiểm kê mà xác định giá trị hàng hóa đã xuất kho trong kỳ. Và từ đó tính ra trị giá vật tư, hàng hoá đã xuất. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho được thực hiện ở đầu kì và cuối kì.

2. Qua hoạt động kế toán, giá trị hàng hóa xuất kho trong kỳ được tính toán cụ thể:

Dựa vào công thức:

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Hoạt động kiểm kê nhằm xác định trị giá hàng xuất kho trong kì. Trong một kỳ kế toán các hoạt động nhập kho hay xuất kho vẫn diễn ra đều đặn. Số lượng hàng sẽ được thống kê trong các báo cáo tài chính hay phiếu nhập kho và phiếu xuất kho. Các tài liệu này được giữ lại phục vụ cho hoạt động kiểm kê cuối kỳ kế toán. Các tính toán nhằm xác định giá trị tài sản doanh nghiệp thu được thông qua hoạt động bán hàng.

Phương pháp kiểm kê định kỳ không đặt ra yêu cầu trong xác định các danh mục số liệu hàng hóa. Giá trị thu về mới là điều doanh nghiệp quan tâm. Thông qua công thức kiểm kê, Giá trị bán ra sẽ được tính bằng tổng giá trị hàng hóa thực tế doanh nghiệp có trừ đi giá trị hàng hóa chưa tiêu thụ được. Như vậy thông qua phương pháp tính gián tiếp, giá trị hàng hóa xuất kho trong kỳ được xác định.

Kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra giá trị tài sản, thống kê nguồn vốn hiện có. Đối chiếu với các số liệu được lưu trong sổ kế toán. Hoạt động này không diễn ra thường xuyên mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ, cuối kỳ.

3. Phương pháp này phù hợp áp dụng trong mô hình doanh nghiệp nào?

Các doanh nghiệp lựa chọn hình thức kiểm kê này thường là hàng hóa có đặc điểm đặc biệt. Ví dụ như giá trị của một sản phẩm không đáng kể. Doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa có trị giá thấp, đa chủng loại, số lượng tương đối lớn,... Và những doanh nghiệp chỉ sản xuất một loại hàng hóa, sản phẩm. Do đó, thay vì tính giá trị hàng hóa xuất kho bằng cách xác định số lượng sản phẩm hàng hóa xuất kho nhân đơn giá. Hoạt động kế toán đã được thực hiện theo công thức trên. Cách làm này đem đến những khả quan nhất định, thuận lợi cho công tác kiểm kê.

Phương pháp này thường ít được áp dụng trong các đơn vị sản xuất (công nghiệp, lắp đặt….) và những thương nghiệp kinh doanh các loại hàng hóa trị giá lớn. Kể đến như thiết bị, máy móc, hàng có chất lượng kỹ thuật cao. Do các sản phẩm có giá trị lớn, tạo các thay đổi và gây ra ảnh hưởng tác động thường xuyên đến doanh nghiệp. Muốn theo dõi kịp thời các diễn biến tài chính, doanh nghiệp cần thiết và bắt buộc phải sử dụng phương pháp kiểm kê thường xuyên hàng tồn kho.

4. Ưu và nhược điểm của phương pháp này:

Ưu điểm:

- Kiểm kê định kỳ hàng tồn kho giúp quản lý kho hàng nắm rõ được tình trạng hàng hóa của mình. Từ đó đưa ra những phương án giải phóng kho hàng hay tích trữ thêm hàng một cách hợp lý và hiệu quả. Do trong kỳ kế toán, các hoạt động nhập, xuất hàng trong kho vẫn được ghi chép và phản ánh cụ thể.

- Việc kiểm kê hàng hóa không phải theo dõi liên tục, kê khai thường xuyên. Nên việc kiểm kê sẽ nhẹ nhàng và đơn giản hơn. Bởi việc hạch toán hàng tồn kho khá nặng nên cần có một quãng thời gian dài. Hoạt động được thực hiện vào đầu và cuối kỳ nên có thời gian để chuẩn bị, thống kê các báo cáo liên quan.

- Vì mặt hàng hóa đa dạng nhiều chủng loại nên kê khai định kỳ cũng giảm bớt được khối lượng ghi chép. Đơn giản và không cần phải kê khai, hạch toán liên tục. Giảm được nhiều khối lượng thông tin được lưu trữ ở trong hồ sơ.

Nhược điểm:

- Việc hạch toán sẽ dồn toàn bộ vào cuối kỳ. Tất cả các thông tin được xử lý yêu cầu cho ra kết quả để tổng hợp tình hình tài chính. Do đó, khối lượng cần thực hiện cuối kỳ là rất lớn. Điều nay có thể gây ra các căng thẳng và áp lực cho bộ phận kế toán của doanh nghiệp.

- Không nắm bắt, theo dõi hàng hóa một cách liên tục. Do đó mà ít có sự điều chỉnh kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp. Không thể điều chỉnh được linh hoạt các hoạt động. Tình hình biến động của các loại hàng hóa, vật tư, sản phẩm không cập nhật liên tục. Đây cũng là lý do gây ra trở ngại cho doanh nghiệp trong các hoạt động đầu tư có quy mô. Hay việc tham gia vào các thị trường đòi hỏi tính cập nhật, nắm bắt tốt các cơ hội để trở mình.

- Dễ sai sót trong việc ghi chép hàng tồn kho. Sự thiếu chính xác về hàng hóa có thể gây ra trở ngại lớn trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Đây cũng là nội dung về nắm bắt tình hình thực tế. Tạo môi trường đẩy mạnh tiêu thụ hàng tồn. Không cập nhập được tình hình giá trị hàng tồn kho trong nhiều thời điểm nếu doanh nghiệp cần đột xuất.

5. Đặc điểm và ví dụ thực tế:

5.1. Đặc điểm:

- Phản ánh giá trị của hàng tồn kho tại thời điểm đầu kỳ và thời điểm cuối kỳ của kỳ kế toán. Không phản ánh chi tiết các thông tin của quá trình xuất, nhập khẩu hàng hóa. Công ty sẽ không biết mức tồn kho đơn vị cũng như giá vốn hàng bán cho đến khi quá trình kê khai hàng tồn kho hoàn tất.

- Phương pháp này chỉ quan tâm đến giá trị phản ánh trên hàng hóa. Không quan tâm số lượng sản phẩm chính xác. Mọi biến động của vật tư, hàng hóa nhập, xuất kho không được theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho.

- Thường được áp dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh nhiều chủng loại và vật tư. Kinh doanh các hàng hóa, mẫu mã có quy cách khác nhau. Những mặt hàng có giá trị thấp hoặc những mặt hàng được sản xuất thường xuyên. Do tính chất này mà kê khai theo số lượng hàng hóa hay giá trị từng sản phẩm không khả thi và tối ưu. Phương pháp kiểm kê định kỳ có thể được chấp nhận đối với một doanh nghiệp có số đơn vị lưu kho thấp, trong thị trường chuyển động chậm. Nhưng với tất cả các doanh nghiệp khác, việc ưu tiên áp dụng phương pháp phải dựa trên đòi hỏi thực tế.

- Chứng từ sử dụng: chứng từ xuất nhập hàng hóa ghi ở trong kho hàng với chu kỳ kinh doanh đã nhận được từ thủ kho. Phải có sự lưu giữ các giấy tờ để phục vụ cho hoạt động kiểm kê cuối kỳ. Các giấy tờ không đầy đủ dẫn đến phản ánh sai hoạt động kinh doanh của công ty.

Khác với phương pháp kê khai thường xuyên, hoạt động kiểm kê này có tính chất:

- Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục;

- Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh hàng xuất trong kỳ.

- Chỉ quan tâm đến giá trị hàng xuất kho trong kì, nhằm đánh giá hoạt động bán hàng trong một kỳ kế toán cụ thể.

5.2. Ví dụ thực tế:

Giá vốn hàng bán là một tài khoản trong bản báo cáo thu nhập cơ bản. Thể hiện giá trị hàng xuất kho trong kỳ. Nhưng một công ty sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ sẽ không biết chính xác giá vốn hàng bán cho đến khi kiểm kê hàng tồn kho hoàn tất.

Giả sử một công ty thực hiện hoạt động kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là ba tháng một lần.

- Giá trị hàng tồn kho đầu kì là 500.000 USD.

- Trong quá trình hoạt động, công ty nhiều lần thực hiện các hoạt động nhập kho trong kỳ. Tới cuối kỳ, thông qua các báo cáo thu thập. Xác đinh được công ty đã mua 250.000 USD giá trị hàng. Đây được xác định là tổng giá trị hàng nhập kho trong kỳ.

- Sau khi tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, công ty xác định rằng có giá trị hàng tồn kho cuối kì là $400.000. Đây cũng chính là giá trị hàng tồn kho đầu kì cho quý tiếp theo.

Như vậy dựa trên công thức đưa ra, có thể xác định được trị giá hàng xuất kho trong kỳ đó là:

$500.000 + $250.000 - $400.000 = $350.000

Về bản chất, đây cũng chính là giá trị của giá vốn hàng bán trong kỳ đó.

Như vậy thông qua kiểm kê, doanh nghiệp hoàn toàn xác định được giá trị chung cho các hoạt động được thực hiện trong kỳ. Cũng như các giá trị còn lại cho kỳ tiếp theo. Các yếu tố về số lượng hàng hóa bán được không được xác định cụ thể. Bởi mục đích của hoạt động kiểm kê này nhằm đưa đến chính xác các giá trị doanh nghiệp tạo ra trong kỳ kế toán xác định.