Đối với mỗi doanh nghiệp vấn đề kiểm soát tài chính được thể hiện cụ thể thông qua sổ sách kế toán, thông qua đó chúng ta có thể biết được tình hình tài chính của doanh nghiệp đang trong trạng thái nào. Trong sổ sách kế toán của doanh nghiệp mục tổng cộng trong sổ sách kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc thể hiện tình hình và con số thực tế trong tài chính doanh nghiệp.
Cơ sở pháp lý: Luật kế toán 2015
1. Mục tổng cộng trong sổ sách kế toán là gì?
Sổ sách kế toán là ghi loại toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã xảy ra trong công ty và ghi theo trình từ thời gian để thuận tiện cho việc đối chiếu và theo dõi. Ngoài ra còn có những loại sổ là để theo dõi chi tiết biến động của 1 loại đối tượng kế toán nào đó (Ví dụ Sổ theo dõi thu chi; Sổ theo dõi chi tiết công nợ phải thu của khách hàng A; Sổ theo dõi biến động tăng giảm của hàng tồn kho; Sổ chỉ chuyển theo dõi bán hàng chưa thu tiền; Sổ chuyên theo dõi mua hàng chưa trả tiền)
Do đó có những loại sổ sách kế toán như sau: Sổ nhật ký chung; Sổ cái theo dõi biến động tăng giảm của 1 đối tượng kế toán; Sổ chi tiết theo dõi từng đối tượng; Sổ chi tiết theo dõi từng mặt hàng. Và cũng có vài trường hợp công ty thiết kế sổ nhật ký đặc biệt (Sổ nhật ký thu tiền; Sổ nhật ký chi tiền; Sổ nhật ký bán hàng chưa thu tiền; Sổ nhật ký mua hàng chưa trả tiền)
Mục tổng cộng trong tiếng Anh là Footing. Mục tổng cộng trong sổ sách kế toán là số dư cuối cùng khi tính toán tổng của bên Nợ và tổng của bên Có trong kế toán. Mục tổng cộng thường được sử dụng trong kế toán để xác định số dư cuối cùng được đưa vào báo cáo tài chính.
2. Đặc điểm và ví dụ thực tế của mục tổng cộng trong sổ sách kế toán:
Khi các giao dịch kinh doanh được ghi lại, kế toán viên sẽ nhập số tiền cho từng loại giao dịch vào 01 trong 02 cột. Mỗi giao dịch được ghi lại hoặc bên Nợ hoặc bên Có. Cả hai cột bên Nợ và bên Có được tổng hợp và tổng số của mỗi cột sẽ được ghi vào mục tổng cộng. Có 02 mục tổng cộng được ghi cạnh nhau để tính số dư tài khoản trong một giai đoạn thời gian. Số dư tài khoản là số tiền được chuyển qua bảng báo cáo tài chính. Quá trình chuyển tiếp này được lặp lại cho từng loại giao dịch. Mục tổng cộng nằm cuối mỗi bảng định khoản, nên việc chuyển số dư tài khoản qua bảng báo tài chính khá thuận tiện.
Ví dụ về mục tổng cộng
Chúng ta định khoản tài khoản của Anh C được liệt kê dưới đây thể hiển các giao dịch hàng tồn kho của công ty M. Mỗi giao dịch hàng tồn kho được ghi lại theo từng khoảng thời gian trong từng cột, tương ứng với bên Nợ hoặc bên Có cho tài khoản hàng tồn kho. Sau đó thì tất cả các khoản trong cột bên Nợ được tính tổng và tất cả các khoản ở cột bên Có cũng được tính tổng. Các số tổng được hiển thị bên dưới, nằm dưới đường ngang mới được vẽ, biểu thị con số tổng đã được tính toán thuộc mục tổng cộng. số dư tài khoản của hàng tồn kho sau khi tính toán sẽ được ghi vào bảng báo cáo tài chính của công ty trong kì.
Thông tin của mục tổng cộng rất quan trọng và phải chính xác, nếu không thì bảng báo cáo tài chính lấy kết quả từ số liệu thô sẽ không chính xác. Tính toán mục tổng cộng có thể thực hiện thủ công nhờ sử dụng máy tính, hoặc thông qua phần mềm tính toán tự động như Excel.
3. Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán:
Căn cứ theo quy định tại điều 26. Mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán Luật kế toán 2015 quy định cụ thể như sau:
" 1. Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
2. Đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán.
3. Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ theo các nội dung của sổ. Thông tin, số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác, trung thực, đúng với chứng từ kế toán.
4. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế, tài chính. Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề. Sổ kế toán phải được ghi liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ.
5. Thông tin, số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp ghi không hết trang phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp.
6. Đơn vị kế toán phải khóa sổ kế toán vào cuối kỳ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và trong các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
7. Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại Điều 24, Điều 25 và các khoản 1, 2, 3, 4 và 6 Điều này, trừ việc đóng dấu giáp lai. Sau khi khóa sổ kế toán trên phương tiện điện tử phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm để đưa vào lưu trữ. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ sổ kế toán trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ."
Thông qua quy định như trên chúng ta có thể thấy sổ kế toán được ghi chép và quá trình mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán được thực hiện một cách rất tỉ mĩ và cẩn thận bởi sổ sách kế toán là một tài liệu quan trọng của doanh nghiệp, thông qua sổ sách kế toán để quyết định một số vấn đề quan trọng của doanh nghiệp. căn cứ vào quy định này có thể thấy pháp luật cũng đã đề ra những quy định chung đối với việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ và lưu trữ sổ kế toán theo quy định chung cần phải tuân thủ và kế toán phải thực hiện đúng theo quy định này.
Bên cạnh đó chính vì vai trò của sổ kế toán đó là công cụ ghi chép, lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên việc ghi chép lại càng phải lưu ý, đối với những số liệu tổng cộng trong sổ sách kế toán biểu thị cho tình trạng chi tiêu của doanh nghiệp có đúng hạn mức hay không, có thật sự phù hợp hat không, từ số liệu đó có thể căn cứ để điều chỉnh sao cho phù hợp nhất có thể. Tất nhiên việc ghi sổ kế toán phải căn cư dựa trên hóa đơn chứng từ tránh nhứng trường hợp đưa số liệu sai hoặc cố tình đưa số liệu không đúng gây ra những hậu quả thất thoát cho tài chính doanh nghiệp.
4. Vai trò của sổ sách kế toán:
Như chúng ta đã biết thì kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Thông tin do bộ phận kế toán cung cấp rất cần thiết cho nhà quản trị, nó giúp họ đưa ra các chiến lược và quyết định kinh doanh. Do đó nếu thông tin trong sổ sách kế toán sai lệch sẽ dẫn đến các quyết định của nhà quản trị không phù hợp, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng khó khăn nên chúng ta có thể thấy sổ sách kế toán là căn cứ để xác định .
Trong mỗi công ty, phần tài chính luôn được vận động trong nội tại, với chính phủ, giữa các doanh nghiệp với nhau. Tài chính doanh nghiệp biểu hiện sự vận động dich chuyển các luồng giá trị phục vụ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vai trò của tài chính doanh nghiệp và bộ máy kế toán trong mỗi công ty là rất quan trọng. Nó tồn tại và tuân theo quy luật khách quan. Tài chính doanh nghiệp và bộ máy kế toán còn bị chi phối bởi các mục tiêu và phương hướng kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ máy kế toán sẽ xác định đúng nhu cầu cần huy động vốn, lựa chọn nguồn tài trợ, lựa chọn phương thức đòn bẩy kinh doanh để huy động vốn, để nguồn vốn bảo toàn và phát triển, nâng cao thu nhập của công ty. Một bộ máy kế toán mạnh, sổ sách kế toán rõ ràng, phân tích thấu đáo sẽ giúp cho người điều hành đưa ra các quyết định kinh doanh đạt hiệu quả. Mặt khác sổ sách rõ ràng thì việc quyết toán về thuế đối với cơ quan chức năng sẽ mau lẹ, giúp tiết kiệm thời gian, tạo điều kiện tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh.