Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là gì? Phân tích ưu và nhược điểm

Công tác kế toán tại một doanh nghiệp làm thế nào để phù hợp và hiệu quả đây là câu hỏi rất khó được đặt ra cho các doanh nghiệp. Hiện nay giải pháp tối ưu đó là áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung.

1. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là gì?

Tổ chức bộ máy kế toán như chúng ta có thể hiểu nó là một trong những khâu quan trọng quyết định đến chất lượng, hiệu quả của công tác kế toán nói riêng và quá trình vận hành quản lý nói chung của doanh nghiệp. Hiểu rõ về đặc điểm của từng mô hình sẽ giúp người làm chủ có lựa chọn phù hợp, khoa học, chặt chẽ nhờ đó nâng cao chất lượng, hiệu suất công việc và tiết kiệm được chi phí cũng như các nguồn lực khác.

Thường thì đối với việc tổ chức bộ máy kế toán trong một doanh nghiệp phải đáp ứng được một số tiêu chí và yêu cầu cơ bản như phù hợp với đặc điểm tổ chức, quản lý hoạt động và trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, thực hiện đúng theo các nguyên tắc, chính sách, quy định có liên quan của pháp luật,… Tùy thuộc lĩnh vực, quy mô cũng như các đặc trưng của mỗi doanh nghiệp để có thể lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán hợp lý nhất.

Từ những phân tích trên có thể rút ra khái niệm đó là tổ chức bộ máy kế toán tập trung tức là hình thức mà toàn bộ doanh nghiệp chỉ có một phòng kế toán thực hiện và chịu trách nhiệm tất cả các công việc liên quan, từ thu nhận, xử lý, hệ thống hóa các thông tin kế toán phục vụ cho đến quản lý kinh tế, tài chính đến công tác lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu, chứng từ kế toán của doanh nghiệp.

2. Phân tích ưu và nhược điểm mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

2.1. Ưu điểm của mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

Hiện nay thông qua công việc kế toán với mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung ta thấy mô hình này có những điểm mạnh  là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp đơn vị kiểm tra, chỉ đạo sản xuất kịp thời, chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc  ứng dụng các phương tiện tính toán hiện đại có hiệu quả. Bên cạnh đó cũng có một số điểm hạn chế, cụ thể như sau:

Thứ nhất, mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung sẽ giúp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian cụ thể như sau:

Hiện nay ta thấy rằng với bộ máy kế toán có sự phân chia tổ chức thành nhiều phòng và các chi nhánh khác nhau sẽ thường dẫn đến tình trạng lãng phí hoặc chậm trễ do chính sách và đội ngũ nhân viên và kỹ năng quản lý khác nhau, thì kế toán tập trung được đánh giá là một mô hình giúp tiết kiệm nhiều nguồn lực cho doanh nghiệp. Tất cả hoạt động kế toán, tài chính được tập trung tại một phòng kế toán duy nhất nên dễ dàng kiểm soát mọi vấn đề phát sinh và có thể vận hành trơn tru theo một quy trình thống nhất.

Theo nghiên cứu được thực hiện bởi Ideal AP, các công ty thiết lập hoạt động thanh toán tài khoản tập trung có chi phí xử lý trên mỗi hóa đơn thấp hơn khoảng 2 đô la so với hệ thống phi tập trung (Nguồn: autodealertodaymagazine.com). Ngoài ra, các doanh nghiệp có kế toán tập trung có thể dễ dàng áp dụng hình thức thanh toán hóa đơn trực tuyến hoặc chuyển khoản điện tử, giúp thúc đẩy tốc độ luân chuyển dòng tiền và giảm đáng kể chi phí đi kèm. Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin cho phép tổ chức bộ máy kế toán tập trung có thể thiết lập tự động hóa các thao tác chung cho toàn bộ nhân viên, giảm tối đa các giao dịch thủ công, tránh xảy ra những sai sót không đáng có, nhờ vậy tiết kiệm được nhân lực và thời gian.

Thứ hai, việc tổ chức bộ máy kế toán tập trung sẽ giúp tổ chức bộ máy gọn nhẹ, dễ vận hành cụ thể như sau:

Trên thực tế, các công việc kế toán là như nhau nhưng phần hành tại mỗi các doanh nghiệp là khác nhau; Một kế toán có thể đảm nhận nhiều phần hành với các việc có tính chất tương tự nhau hoặc ngược lại một phần hành có đa dạng nghiệp vụ phát sinh như kế toán bán hàng có thể do nhiều kế toán viên đảm nhận. Tùy thuộc vào loại hình và tổ chức bộ máy của doanh nghiệp mà có sự phân bổ nguồn lực kế toán phù hợp. Với những đặc thù đó, mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung giúp các doanh nghiệp dễ dàng quản lý, điều chỉnh, vận hành trong quá trình hoạt động. Đồng thời luôn đảm bảo mọi quy trình, thủ tục luôn được thống nhất và dễ dàng phổ biến áp dụng với toàn bộ nhân viên. Đặc biệt, trong trường hợp có sự nhầm lẫn, không phù hợp hoặc thiếu hiệu quả, vấn đề có thể được giải quyết một cách nhanh chóng kịp thời và đáp ứng được tiến độ do quyền ra quyết định không có sự phân tán, chỉ tập trung tại một phòng ban nhất định.

2.2. Nhược điểm của mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

Thứ nhất, mô hình này không cung cấp kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ đơn vị nếu địa bàn hoạt động rộng.

Thứ hai, mô hình này áp dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng nhân viên kế toán ít nên quan hệ giữa các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán thường chịu sự phân công và chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng.

3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức bộ máy kế toán tập trung:

Như chúng ta đã biết trước đây công nghệ thông tin chưa phát triển có rất nhiều các hạn chế về mặt khoảng cách địa lý khiến cho những doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động sản xuất, kinh doanh rộng, phân tán gặp khó khăn khi áp dụng mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, thìtheo đó ngày nay nhờ ứng dụng công nghệ thông tin, kỹ thuật số vào công tác kế toán mọi vấn đề tồn tại đều được giải quyết một cách dễ dàng, thuận tiện hơn trước.

Cụ thế hơn chúng ta có thể thấy đối với các doanh nghiệp có nhiều đơn vị nội bộ nhưng chỉ có một phòng kế toán tập trung, sự yếu kém về mặt máy móc, trang thiết bị, công nghệ truyền tin,… khiến cho công tác kế toán gặp phải nhiều thách thức  như sổ sách, chứng từ, các số liệu, tài liệu không được cung cấp kịp thời, chậm cập nhật; hoặc dễ xảy ra tình trạng sai sót, khó đối chiếu cũng như khó khăn trong kiểm tra giám sát toàn bộ công tác kế toán, hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của mỗi đơn vị. Tuy hiện nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, kỹ thuật số, nhiều phần mềm kế toán ra đời thay thế các công việc thủ công, truyền thống trước kia và có thể dễ dàng đồng bộ hóa mọi dữ liệu để tổng hợp, báo cáo và giám sát mọi lúc mọi nơi.

Bên cạnh đó sự xuất hiện của công nghệ đám mây cho phép doanh nghiệp lưu trữ, phục hồi thông tin kế toán một cách chính xác, an toàn, bảo mật và minh bạch. Hay Blockchain ra đời đã mở ra một kỷ nguyên mới cho doanh nghiệp nói chung và công tác kế toán nói riêng. Blockchain được coi là một sổ cái đặc biệt, ngoài việc giúp chia sẻ, sử dụng những thông tin chung một cách nhanh chóng, toàn diện và hỗ trợ tối đa cho việc lưu trữ và tra cứu thông tin được thuận tiện, hiệu quả.

Như vậy qua nhưng điều đã phân tích cụ thể đưa ra như trên chúng ta thấy hiện nay trong bối cảnh hiện nay mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là một lựa chọn tối ưu và là sự lựa chọn có thể nói là tiết kiệm, hiệu quả cao cho hầu hết doanh nghiệp với đa dạng ngành nghề lĩnh vực cũng như thuộc nhiều khu vực quy mô khác nhau đem lại cơ chế quản lý cho doanh nghiệp tốt hơn và theo như chúng tôi đưa ra thông tin nên áp dụng công nghệ thông tin công nghệ thông tin trở thành một trợ thủ đắc lực, giúp kế toán viên giảm tải được rất nhiều thao tác, công việc thủ công vào mô hình này để có thể  giám sát, kiểm soát cũng như có cơ sở căn cứ thông tin kế toán một cách đầy đủ, kịp thời để ra quyết định mà không bị hạn chế về mặt thời gian hay địa lý và áp dụng tốt nhất mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung này.