Lỗi kế toán là gì? Đặc điểm và các loại lỗi thường gặp phổ biến

Trong cuộc sống hiên nay và trong khi nền kinh tế thị trường ngày càng trở nên phát triển và lớn mạnh hơn thì hoạt động kế toán được biết đên là một trong các lĩnh vực mà không thể nào thiếu được ở bất kì một cơ quan, đơn vị, tổ chức,... Bởi vì, kế toán được biết đến là việc đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin tài chính và phi tài chính về các thực thể kinh tế như các doanh nghiệp và tập đoàn. Hoạt động kế toán là hoạt động liên quan đến lĩnh vực tài chính tiền tệ của một đơn vị tổ chức cho nên để một công ty, đơn vị, tổ chức phát triển và hoạt động tốt thì có thể tiến hành các hoạt động về quản lý tài chính thật tốt và vững chắc nhất.

Hoạt động kế toán là một trong những hoạt động rất quan trọng liên quan đến tài chính cho nên việc sai sót sẽ gây ra các ảnh hưởng vô cùng nghiêm trọng đến nguồn tài chính của công ty. Cũng chính vì thế mà pháp luật hiện hành đã quy định về lỗi kế toán và các loại lỗi thường gặp trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

1. Lỗi kế toán là gì?

Trên cơ sở quy định của pháp luật hiện hành và trong thực tế của thị trường kinh tế tài chính mở thì hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức,... bất kì nào cũng phải liên quan đến hoạt động kế toán. Mà hoạt động kế toán là một trong các lĩnh vực hoạt động và làm việc hết sức phức tạp nó cần đến sự chính sác cao nhất mà các chủ thể kinh doanh và pháp luật quy định yê cầu kế toán phải làm được. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động này thì không nào nào có thể tránh khỏi các hoạt động làm việc mà gây ra lỗi trong hoạt động kế toán này. Lỗi kế toán này đều được bắt gặp cả trong nước và trên khắp các quốc gia trên thế giới.

Do đó, lỗi kế toán trong tiếng Anh được biết đến là Accounting Error. Đồng thời thì lỗi kế toán là một lỗi không cố ý trong bút toán ghi sổ. Do đó, khi các cá nhân, chủ thể khi phát hiện, lỗi hoặc sai sót thường được sửa ngay lập tức. Nếu không có giải pháp ngay lập tức, sẽ một cuộc điều tra để tìm ra nguyên nhân gây ra lỗi đó. Không những thế mà lỗi kế toán ở đây được biết đến là các lỗi sai sót trong quá trình hành nghề kế toán chú không phải những hoạt động liên quan đến việc gian lận để nhằm mục đích đút túi riêng. Do đó thì các cá nhân chủ thể càn phải thực hiện hoạt động việc phân biệt rạch ròi giữ lỗi kế toán  và gian lận kế toán. Khái niệm lỗi kế toán không nên nhầm lẫn với gian lận kế toán – là một hành động cố ý để che giấu hoặc thay đổi các mục kế toán vì lợi ích của công ty.

Theo như sự tìm hiểu và gặp phải rất nhiều thì tác giả thấy rằng mặc dù có rất nhiều loại lỗi, nhưng lỗi kế toán phổ biến nhất được nhắc đến ở đây là lỗi ghi chép hoặc lỗi nguyên tắc kế toán.

Lỗi kế toán không cố ý khá phổ biến nếu kế toán viên không cẩn thận hoặc phần mềm kế toán bị lỗi thời. Việc phát hiện ra các lỗi như vậy thường xảy ra khi các công ty tiến hành khóa sổ vào cuối tháng. Một số công ty có thể thực hiện nhiệm vụ này vào cuối mỗi tuần. Hầu hết các lỗi, có thể được sửa chữa khá dễ dàng. Phương pháp thông thường để xử lí các lỗi nhỏ kế toán là tạo một tài khoản phụ trên bảng cân đối kế toán hoặc rút ra số tiền nhỏ trên báo cáo thu nhập và đặt tên “khác”.

Theo dõi hóa đơn đã đến khách hàng và từ các nhà cung cấp và đảm bảo các tài khoản liên quan được nhập ngay lập tức vào đúng vào phần mềm kế toán có thể giúp giảm các lỗi. Việc đối chiếu ngân hàng hàng tháng có thể giúp tìm ra lỗi trước kì báo cáo vào cuối quí hoặc cuối năm tài chính bằng cách so sánh các hồ sơ tài chính và giao dịch nội bộ của công ty với hồ sơ sao kê của ngân hàng cho công ty. Tất nhiên, không có công ty nào có thể ngăn chặn tất cả các lỗi, nhưng với cách kiểm soát nội bộ phù hợp, các lỗi kế toán có thể được xác định và sửa chữa tương đối nhanh chóng.

2. Đặc điểm của Lỗi kế toán:

Lỗi kế toán là lỗi sổ sách không cố ý và đôi khi rất dễ xác định và sửa chữa. Ví dụ, nếu các khoản ghi nợ và tín dụng cộng lại không bằng số dư trên bảng cân đối thử (Trial balance), thì một kế toán viên có thể dễ dàng thấy tài khoản nào đang không chính xác.

Số tiền mặt bị chênh lệch trong một tháng thu chi được biết đến ở đây là lỗi khá phổ biến trong công việc kế toán vì trong một tháng bên cạnh việc thu chi cho tiền lương thì còn có rất nhiều loại tiền khác nhau mà kế toán cần phải xử lý và ghi chép.

Trong quá trình hành nghề và hoạt động kế toán thì không thể nào có thể tránh khỏi một số lỗi mà kế toán thường mắc phải trong vấn đề tiền mặt có thể kể đến như: số tiền trên phiếu thu bị chênh lệch với sổ sách, số dư quỹ tiền mặt bị âm, sổ sách bị sắp xếp sai, thủ tục thu chi bị thiếu giấy tờ, thiếu minh bạch trong thu chi, không báo cáo quỹ tiền mặt định kỳ, hóa đơn chi sai so với số tiền chi trong ghi chép, hạch toán thiếu nhiệm vụ thu chi phát sinh, chưa có đơn vị kiểm kê tiền mặt cũng như báo cáo chi tiết về tiền mặt trong hàng tháng.

Trong quản lý tiền gửi ngân hàng thì được nhận biết đối với việc quản lý tiền gửi ngân hàng thì kế toán thường mắc những lỗi cơ bản sau: Hạch toán theo giấy báo nợ, báo có ngân hàng chưa kịp thời, chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng ngân hàng, chênh lệch ở sổ kế toán với biên bản đối chiếu ngân hàng, đồng thời cung cấp không đầy đủ các khoản rút, thu chi trong ngân hàng, tên người nhận gửi được ủy nhiệm sử dụng tiền sai thông tin, theo dõi đầy đủ số tiền nguyên tệ với các số tiền chuyển sang ngoại tệ

Trong giải quyết đầu tư tài chính ngắn hạn được xác định ở đây là vấn đề thường xuyên diễn ra trong một công ty. Trong đó, vấn đề này giúp cho công ty ngày càng phát triển cũng như thu được những nguồn lợi cao trong quá trình đầu tư đó. Một số lỗi chúng ta thường gặp trong giải quyết đầu tư tài chính ngắn hạn của kế toán là: chưa mở sổ theo dõi chi tiết từng loại chứng khoán, không tiến hành trích lập dự phòng đối với đầu tư chứng khoán ngắn hạn, không hạch toán đầy đủ lãi lỗ kinh doanh, không có giấy tờ hợp lý chứng minh cho khoản đầu tư không nắm bắt được thông tin đối tượng đầu tư.

3. Các loại Lỗi kế toán:

Trên cơ sở quy định của pháp luật hiện hành thì hoạt động kế toán hay ngành nghề kế toán thì được xác định là một trong những bộ phận quan trọng của mỗi một công ty hay một doanh nghiệp nào đó. Để doanh nghiệp có thể phát triển cũng như có thể vận hành thì kế toán là bộ phận không thể thiếu. Trong doanh nghiệp kế toán đóng vai trò quản lý thu chi, tiền lương cũng như hoạt động chi của doanh nghiệp. Vì công việc có quá nhiều cũng như cần phải tính toán nhiều nên người làm kế toán đôi khi mắc phải không ít những lỗi kế toán và dưới đây là một số lỗi phổ biến:

Thứ nhất, lỗi kế toán được xác định ở đây là lỗi nhập sai từ đầu. Lỗi nhập sai từ đầu này được hiểu là lỗi mà nhập số tiền sai vào tài khoản. Lỗi nhập sai từ đầu sẽ ảnh hưởng các tài khoản khác liên quan. Cuối cùng là tất cả các tài khoản liên quan sẽ cân đối nhưng số tiền thì sai.

Thứ hai, lỗi lặp được biết đến là khi một mục kế toán bị lặp, nghĩa là nó bị ghi Nợ hoặc ghi Có hai lần cho cùng một mục.

Thứ ba, lỗi thiếu sót được biết đến là khi một bút toán không được thực hiện mặc dù giao dịch đã xảy ra trong khoảng thời gian đó.

Ví dụ, một tài khoản phải trả, là các khoản nợ ngắn hạn mà các công ty nợ nhà cung cấp, đã không được ghi Có khi hàng hóa được mua nợ. Lí do là có nhiều hóa đơn từ các nhà cung cấp, hóa đơn bị mất hoặc không được ghi lại đúng cách.

Một lỗi thiếu sót cũng có thể bao gồm việc quên ghi lại việc bán sản phẩm cho khách hàng hoặc doanh thu nhận được từ các khoản phải thu.

Thứ tư, lỗi bút toán bị ngược được biết đến là bút toán ghi sai hướng, nghĩa là một khoản nợ được ghi là Có hoặc ngược lại. Ví dụ, giá vốn hàng bán, có chứa nguyên liệu thô và hàng tồn kho, được ghi Có thay vì ghi Nợ và hàng tồn kho thành phẩm được ghi Nợ thay vì ghi Có.

Thứ năm, lỗi nguyên tắc kế toán xảy ra khi một nguyên tắc kế toán được áp dụng bị lỗi. Ví dụ, mua thiết bị được bút toán dưới dạng chi phí hoạt động. Chi phí hoạt động là chi phí hàng ngày và sẽ không bao gồm mua tài sản cố định. Ngoài ra, mua tài sản nên được ghi lại trên bảng cân đối kế toán trong khi chi phí hoạt động nên được ghi lại trên báo cáo thu nhập.