Kế toán thanh toán là gì? Các nghiệp vụ kế toán thanh toán?

Gần như các hoạt động thu- chi của doanh nghiệp đều phải được kế toán lại. Nếu như các doanh nghiệp nhỏ chỉ cần một kế toán là có thể thực hiện kế toán toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp lớn, thì thường sẽ có đội ngũ kế toán để phụ trách thực hiện kế toán trong một nhóm hoạt động riêng biệt. Và kế toán thanh toán là một vị trí quan trọng trong bộ phận đó.

1. Kế toán thanh toán là gì?

Thanh toán được hiểu là việc chi trả tiền cho các sản phẩm, dịch vụ, công việc nhất định. Một doanh nghiệp có rất nhiều các khoản thanh toán khác nhau, như thanh toán cho các nguyên liệu sản xuất, thanh toán cho chi phí nhân công,....Thanh toán có thể được thực hiện theo một số cách, ví dụ: sử dụng tiền, séc, hoặc ghi nợ, tín dụng hoặc chuyển khoản ngân hàng. Việc chuyển giao bất kỳ thứ gì có giá trị, chẳng hạn như cổ phiếu, hoặc sử dụng hàng đổi hàng, trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ này cho hàng hóa hoặc dịch vụ khác. Thanh toán ở đây cũng bao gồm các khoản mà doanh nghiệp được thu về.

Dưới góc độ một nghiệp vụ thì kế toán thanh toán chính là một nghiệp vụ trong hoạt động kế toán, bao gồm các hoạt động thống kê, báo cáo,.... báo cáo lại hoạt động thu - chi của doanh nghiệp.

Kế toán thanh toán được hiệu là một chức danh, vị trí làm việc. Kế toán thanh toán chính là các kế toán viên làm việc trong lĩnh vực kế toán, thực hiện các hoạt động kế toán về thanh toán của đơn vị (cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp,...). Họ chính là những cá nhân được đào tạo, và họ chịu trách nhiệm về quá trình chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ tài chính, mà chủ yếu là trong hoạt động thu, chi của doanh nghiệp.

Trong số các xu hướng quan trọng nhất trong lĩnh vực kế toán là các tiêu chuẩn ngày càng cao xoay quanh tính minh bạch trong kế toán và tập trung nhiều hơn vào bảo mật dữ liệu. Và kế toán thanh toán cũng vậy. Vì kế toán chịu trách nhiệm về dữ liệu nhạy cảm, nên việc duy trì các phương pháp bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo an toàn cho thông tin cá nhân của tổ chức hoặc khách hàng ngày càng quan trọng.

2. Các nghiệp vụ kế toán thanh toán: 

Như ở trên đã khẳng định, kế toán thanh toán là điều không thể thiếu của doanh nghiệp. Các nghiệp vụ kế toán được chia thành các nhóm chính sau:

* Theo dõi các khoản thu của doanh nghiệp

Doanh nghiệp có các khoản thu khác nhau. Các khoản thu này chính là nguồn lực để doanh nghiệp tồn tại, duy trì, thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Các khoản thu của doanh nghiệp gồm nhiều khoản khác nhau. Các khoản thu bên trong doanh nghiệp có thể kể đến như khoản thu từ các cổ đông của doanh nghiệp; các khoản tạm ứng còn dư được thu hồi, hoặc cũng có thể là các khoản thu nội bộ khác.... Các khoản thu ngoài doanh nghiệp có thể kể đến như các khoản tiền mà doanh nghiệp đã ký cược, kỹ quỹ, các khoản mà chủ thể khác nợ doanh nghiệp, hay các khoản tiền doanh nghiệp được bồi thường.

Ngoài ra, thì các doanh nghiệp thường có các khoản tiền gửi tại ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ là người theo dõi các khoản tiền này. Các khoản tiền do khách hàng thanh toán cũng thuộc sự theo dõi, quản lý của kế toán thanh toán. Sự theo dõi, quản lý này áp dụng đối với cả các khoản tiền thanh toán trực tiếp hay các khoản tiền thanh toán qua thẻ, internet banking của khách hàng. Đặc biệt là đối với các khoản thanh toán trực tiếp, thì kế toán thanh toán sẽ thực hiện các hoạt động kiểm soát thu ngân, các chứng từ, hóa đơn bán hàng,....

* Quản lý, theo dõi các khoản chi của doanh nghiệp

Bên cạnh các khoản thu doanh nghiệp thì doanh nghiệp cũng có rất nhiều các khoản chi. Hoạt động chi, thanh toán của các doanh nghiệp thường được lập kế hoạch từ trước, và các kế toán thanh toán chính là người lập, điều chỉnh các kế hoạch này đồng thời cũng có trường hợp các kế toán cũng là người trực tiếp thực hiện kế hoạch chi trả này.

Ngoài các khoản chi có kế hoạch thì các khoản chi bất thường cũng luôn có trong doanh nghiệp, khi đó, thì kế toán chính là người thực hiện hoạt động thanh toán các khoản chi đó. Có thể kể đến các khoản chi như chi bồi thường, chi các khoản phạt,.... Các khoản chi bắt buộc của doanh nghiệp như lương nhân viên, phụ cấp, tạm ứng cho nhân viên,... cũng do kế toán thanh toán thực hiện.

Khi thực hiện chi các khoản đó,  thì kế toán thanh toán bắt buộc phải quản lý các chứng từ, hóa đơn của các khoản chi đó.

* Quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp

Quỹ tiền mặt của doanh nghiệp là thành phần liên quan trực tiếp đến hoạt động thu, hoạt động chi của doanh nghiệp. Do đó, kế toán sẽ kết hợp với thu ngân để cùng quản lý số tiền thu, chi của doanh nghiệp, sự biến động của quỹ tiền mặt theo từng ngày.

Đây chính là nhiệm vụ cơ bản của kế toán thanh toán. Ngoài ra, thì có thể có những nhiệm vụ khác như việc lập báo cáo tồn quỹ theo định kỳ cho chủ doanh nghiệp. Hay để thực hiện những nhiệm vụ trên thì kế toán thanh toán phải thực hiện những công việc như ghi chép, phân loại chi phí và lập báo cáo tài chính; phân tích dữ liệu tài chính để họ có thể đề xuất các cách giúp tổ chức vận hành thành thạo; tiến hành đánh giá phân tích rủi ro; xem xét các tờ khai thuế và đảm bảo rằng chúng được trả đúng hạn; đưa ra lời khuyên cho các tổ chức về cách giảm chi phí, cải thiện doanh thu và tăng lợi nhuận; tìm và giải quyết bất kỳ sai lệch nào trong kế toán

3. Các kỹ năng quan trọng của kế toán thanh toán:

Các kế toán nói chung và kế toán thanh toán nói riêng phải đảm bảo có những kỹ năng cơ bản của một kế toán, bao gồm:

- Chú ý đến chi tiết: Các chuyên gia kế toán phải chú ý đến chi tiết để có thể giữ cho thông tin chính xác và có tổ chức. Với số lượng dữ liệu tài chính phải phân tích, có thể dễ mắc sai sót; tuy nhiên, các lỗi đơn giản có thể chuyển thành các vấn đề lớn hơn nhiều nếu chúng không được phát hiện.

- Sự nhạy bén trong kinh doanh: Để đạt được hiệu quả trong vai trò này, một kế toán viên phải hiểu các chức năng cơ bản của một doanh nghiệp để phân tích và diễn giải chính xác các dữ liệu tài chính. Có một nền tảng vững chắc trong kinh doanh cung cấp bối cảnh cho thông tin tài chính mà kế toán làm việc hàng ngày.

Kiến thức kinh doanh có ích khi cố gắng hiểu và làm rõ vai trò của chính kế toán viên trong công ty và vai trò của công ty trên thị trường. Sẽ dễ dàng hơn khi làm việc với một người có nền tảng quen thuộc với bạn.

Như vậy, kiến ​​thức này sẽ giúp ích cho hiệu quả của công việc. Bằng cách giúp một kế toán viên hiểu được các động thái kinh doanh, các kỹ năng và năng lực của nhân viên, điều này sẽ làm cho công việc phân tích và giải quyết vấn đề trở nên dễ dàng hơn nhiều.

- Trình độ tin học: Các chuyên gia trong lĩnh vực này cần có khả năng sử dụng phần mềm kế toán tiên tiến và các công cụ dựa trên máy tính khác để làm việc hiệu quả.

Có kỹ năng công nghệ có thể giúp một kế toán viên không chỉ thực hiện công việc trơn tru hơn mà còn tạo lợi thế cho họ trên thị trường việc làm. Bên cạnh việc sử dụng rõ ràng các chương trình phần mềm tài chính, có nhiều kỹ năng công nghệ khác có thể trông tốt trên bộ kỹ năng của một kế toán viên. Kiến thức về Excel, phần mềm thông minh kinh doanh, Microsoft Visual Basic và QuickBooks, chỉ là một vài cái tên.

Kỹ năng công nghệ không chỉ là một cái nhìn tuyệt vời cho CV, chúng thực sự giúp công việc kế toán dễ dàng hơn nhiều. Có thể triển khai các tài sản kỹ thuật mới vào công việc, sẽ đảm nhận một phần công việc cho họ. Do đó, phần công việc tốn nhiều thời gian sẽ được thực hiện và kế toán có thể sử dụng thời gian của họ để đạt được các mục tiêu cuối cùng.

- Kỹ năng phân tích: Thu thập và phân tích dữ liệu tài chính là một phần lớn của kế toán và là một khía cạnh quan trọng của việc xác định các mẫu và các vấn đề tiềm ẩn. Trên thực tế, việc áp dụng phân tích dữ liệu vào lĩnh vực kế toán đang là một xu hướng mới nổi trong ngành được dự đoán sẽ có tác động ngày càng lớn trong tương lai.

- Kỹ năng giao tiếp: Kế toán viên phải có khả năng lắng nghe cẩn thận để thu thập chính xác các dữ kiện và số liệu từ khách hàng, người quản lý hoặc các bên liên quan khác. Họ cũng phải có khả năng trình bày rõ ràng kết quả công việc của họ và trình bày những phát hiện của họ trong các báo cáo bằng văn bản.

- Kỹ năng toán học: Một quan niệm sai lầm phổ biến là bạn phải giỏi toán để trở thành một kế toán. Đúng là kỹ năng toán học rất quan trọng để phân tích, so sánh và giải thích dữ liệu và số liệu; tuy nhiên, các kỹ năng toán học phức tạp thường không cần thiết để trở thành một kế toán.