Kế toán công nợ là gì? Những công việc của kế toán công nợ?

Mỗi một doanh nghiệp đều có những bộ phận phụ trách kế toán công nợ đây là một trong những phần hành kế toán quan trọng trong công tác kế toán của doanh nghiệp. Hiểu rõ về vị trí, nhiệm vụ, mối quan hệ tác nghiệp của kế toán công nợ giúp người làm kế toán hoàn thành tốt công việc.

1. Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ – Công nợ là một mảng nhỏ trong công việc của kế toán tổng hợp. Với những công ty có mô hình kinh doanh vừa và nhỏ, thì kế toán tổng hợp kiêm luôn cả việc theo dõi công nợ, tuy nhiên với những doanh nghiệp có mô hình lớn thì phân hệ này sẽ được giao cho một vài cá nhân theo dõi. Kế toán Việt Hưng liệt kê các công việc hàng ngày, tháng, quý, năm mà kế toán công nợ cần phải làm và có trách nhiệm.

Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được thành lập hoặc đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh (Khoản 10 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020).

Trong quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp thực hiện các hoạt động:

+ Huy động vốn, cho vay;

+ Mua bán, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, công cụ tài chính,…;

+ Các hoạt động giao dịch có thể chưa thanh toán ngay, chưa thanh toán đủ hoặc chỉ đặt cọc thanh toán trước một phần,… từ đó phát sinh các nghĩa vụ trả nợ, nghĩa vụ thanh toán gọi chung là những khoản công nợ.

Công nợ, xét theo nghĩa vụ đối với bên còn lại bao gồm các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả của một doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. Trong các doanh nghiệp thường tồn tại đồng thời các khoản nợ phải thu và các khoản nợ phải trả.

Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, các khoản nợ phải thu được thể hiện ở phần Tài sản, các khoản nợ phải trả được thể hiện ở phần nguồn vốn của Bảng cân đối kế toán.

Lưu ý: Bên A và bên B có thể là cùng một tổ chức, cá nhân.

Nợ phải thu xác định quyền lợi của doanh nghiệp về một khoản tiền, hàng hóa, dịch vụ,… mà doanh nghiệp sẽ thu về trong tương lai.

Khoản nợ phải thu là một tài sản của doanh nghiệp đang để/đang bị các đơn vị, tổ chức kinh tế, cá nhân khác sử dụng/chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi.

Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ những giao dịch, sự kiện đã qua mà doanh nghiệp phải có trách nhiệm thanh toán cho chủ nợ bằng các nguồn lực của mình.

Các khoản nợ phải trả là một bộ phận thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp phải thanh toán, phải trả cho nhà cung cấp và các đối tượng khác trong và ngoài doanh nghiệp. Khoản nợ phải trả là những khoản mà doanh nghiệp đang sử dụng hoặc chiếm dụng được của các cá nhân, tổ chức khác trong và ngoài doanh nghiệp để thành nguồn vốn cho mình.

2. Công việc chung cần làm của kế toán công nợ:

+ Kiểm tra những chứng từ khi lập thủ tục thu chi

+ Lập phiếu thu và chi dựa trên biểu mẫu cho thủ quỹ làm căn cứ để thực hiện chi tiền

+ Gửi chứng từ như phiếu thu, chi đến những bộ phận có liên quan

+ Giám sát và theo dõi những những khoản tạm ứng của nội bộ công ty

+ In báo cáo quỹ và sổ tiền mặt

+ Đối chiếu với thủ quỹ về tồn quỹ cuối ngày và tồn quỹ tiền mặt

+ Lập chiếu nộp ngân sách – ngân hàng

+ Đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh, số thứ tự…

+ Nhận phiếu nhập – xuất kho hay bản sao hóa đơn để thực hiện thanh toán

+ Đối chiếu với kế toán cơ sở tình hình công nợ của công ty và khách hàng hàng tháng và lập lịch thanh toán công nợ của khách hàng + Tính số công nợ phát sinh mỗi tháng và lập giấy báo thanh toán công nợ

+ Lập báo cáo và theo dõi số dư công nợ của công ty thẽo mỗi đối tượng định kỳ hoặc đột xuất hoặc là định kỳ theo yêu cầu của cấp trên

+ Thu chi tiền mặt hoặc tạm ứng tiền mặt định kỳ hàng tuần và đối chiếu với số dư tiền mặt…

+ Thực hiện đề xuất các giải pháp thu hồi công nợ hiệu quả, nhắc nhở thanh toán công nợ…

–  Cuối tháng, quý, năm cần in sổ quỹ tiền mặt, tiền gửi rồi đối chiếu lại với kế toán tổng hợp.

–  Kẹp chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh (thu, chi, nhập, xuất, hoá đơn)

– Kiểm tra nội dung, các điều khoản trong hợp đồng có liên quan đến điều khoản thanh toán.

– Tạo mã, Thêm mã khách hàng, mã nhà cung cấp mới đối với các khách hàng mới

– Sửa mã trên đối với khách hàng, nhà cung cấp có sự chuyển nhượng hoặc thay đổi

– Vào mã hợp đồng trong Phần mềm quản lý Tài chính Kế toán để theo dõi theo từng hợp đồng của từng khách hàng

– Hàng tháng đối chiếu công nợ chi tiết với kế toán tổng hợp

– Lập bút toán kết chuyển công nợ hàng hoá, dịch vụ với các Chi nhánh/công ty

– Đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ với các khoản công nợ khó đòi, nợ lâu, và các khoản công nợ trả trước cho nhà cung cấp đã quá thời hạn nhập hàng hoặc nhận dịch vụ

– Định kỳ làm xác nhận công nợ với các chi nhánh/công ty

– Theo dõi, thông báo & xác nhận công nợ tạm ứng của cán bộ công ty/CN

– Theo dõi công nợ riêng cho từng khách hàng, nhà cung cấp và lên kế hoạch gọi điện cho khách hàng thu nợ. Cũng như báo cáo giám đốc biết công nợ phải trả để có kế hoạch trả nợ

– Lập báo cáo công nợ phải thu cuối quý, năm

– Lập báo cáo công nợ phải trả tổng hợp cuối quý, năm

– Kết thúc kỳ báo cáo lập bản đối chiếu công nợ gửi cho nhà cung cấp và khách hàng có chữ ký, đóng dấu cho đối tác, rồi đưa biên bản này về giao cho kế toán tổng hợp để làm căn cứ quyết toán thuế.

– Lập hạn thanh toán căn cứ theo hợp đồng với nhà cung cấp nhà cung cấp.

– Lập hạn phải thu của khách hàng theo cam kết trong hợp đồng.

– 1 tháng / lần kế toán làm bảng phân tích công nợ gửi xuống phòng kinh doanh

– In báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt.

– Và các công việc liên quan khác theo sự sắp xếp của ban quản trị.

3. Kế toán công nợ cần lưu ý:

– Chưa triển khai chặt chẽ công tác thu hồi công nợ

– Không thực hiện đúng quy định trích lập dự phòng và xử lý nợ

– Chưa thực hiện đầy đủ việc đối chiếu công nợ

– Hạch toán nhầm các mã công nợ chi tiết

– Việc hạch toán công nợ không thực hiện theo đúng quy định

– Công tác theo dõi công nợ không đáp ứng yêu cầu chế độ kế toán

4. Một vài nguyên nhân dẫn tới việc phát sinh công nợ:

Không đủ tiền trả ngay khi mua hàng nên có thể chịu nợ để vẫn có thể lấy được hàng ngay, một thời gian sau mới trả tiền. Rút gọn thủ tục, quy trình để thuận tiện hơn 1 vài trường hợp người bán mong muốn bán được hàng nên cho phép người mua có thể chưa cần trả tiền ngay vẫn được lấy hàng thì sẽ thúc đẩy việc kinh doanh của người bán.

Người mua không cần có tiền vẫn có thể lấy được hàng  và sau khi hoàn tất việc thương mại mới phải trả tiền. Cần ít vốn hơn thực tế mà vẫn hoạt động được, có lợi hơn cho người mua. Lãi suất của việc nợ tiền có thể thấp hơn lãi suất huy động từ các kênh khác nhờ vào uy tín của bên mua

Có lợi cho người mua, có tiền nhưng không trả ngay mà muốn nợ để dùng tiền đó vào việc khác nhằm thu thêm lợi ích. Phát sinh công nợ có thể mang lại một số ưu điểm, lợi ích, nhưng cũng đem đến những phức tạp và tốn chi phí:

+ Có rủi ro khi không thu hồi được nợ

+  Tốn chi phí cho người quản lý, theo dõi nợ

+ Việc đòi nợ có thể gây ảnh hưởng tới tình hình hoạt động, hiệu quả kinh doanh.